Andere Programme nennen Konto teilweise auch Kategorie. Ein Konto ist nicht mit einem Bankkonto zu verwechseln. Für das Bankkonto wird zwar auch ein Konto geführt sowie für alle anderen Vermögenswerte, Schulden (Verbindlichkeiten), Erträge und Aufwendungen. Man kann sagen, ein Konto ist eine Rechnung für einen bestimmten Bereich. Jedes Konto hat einen Namen und eine Nummer. Die Kontonummer soll das Buchen vereinfachen. Diesen Vorteil werden Sie erst nach einer Weile bemerken. Mit der Zeit werden Sie die wichtigsten Kontonummern automatisch auswendig kennen. Sie brauchen die Nummern aber nicht auswendig zu lernen, da der MS-Buchhalter während des Buchens die Kontonummern sowohl nach Nummern als auch alphabetisch auflistet. Sie können sich per Mausklick das entsprechende Konto auswählen und in die Buchungsmaske übernehmen. Außerdem zeigt MS-Buchhalter die am häufigsten verwendeten Konten sowie eine sachliche Kontengruppierung an, damit Sie nicht lange suchen müssen. Es gibt übrigens auch eine Systematik der Kontennummern innerhalb der Kontenrahmen, z. B. ist beim SKR 03 der Kontenbereich 4000 den Aufwendungen vorbehalten. Diese Systematik wird Ihnen helfen, die richtigen Konten zu finden. Die Buchungen müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie bestimmte Buchungen suchen, können Sie diese im entsprechenden Konto wieder finden. Wenn Sie das Datum der Buchung kennen, können Sie auch im Journal suchen.